회의 요약이 짧다고 실행이 쉬운 것은 아닙니다. 회의가 끝난 뒤 필요한 것은 이야기의 압축보다 결정된 것, 해야 할 일, 아직 정하지 못한 것의 분리입니다.
녹음 전에 동의와 정책을 확인합니다
회의 녹음과 외부 AI 서비스 업로드는 별개의 문제입니다. 참석자 동의, 회사 보안 규정, 개인정보와 고객 기밀 포함 여부를 확인합니다. 가능하면 녹취 전체 대신 사람이 정리한 비식별 메모로 먼저 시험합니다.
다섯 가지로 분류합니다
- 결정사항: 참석자들이 합의한 내용
- 실행항목: 누가 무엇을 해야 하는지
- 기한: 확정 날짜와 확인이 필요한 날짜
- 미결 질문: 추가 논의나 자료가 필요한 내용
- 근거 발언: 결정 또는 행동의 근거가 된 원문 위치
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아래 가상 회의 메모를 실행형 회의록으로 정리해줘.
표 열: 구분 / 내용 / 담당자 / 기한 / 근거 문장 / 확인 상태.
규칙: 제안과 확정 결정을 구분하고, 이름·기한이 없으면 추측하지 말고 ‘미정’으로 표시. 서로 다른 의견은 합의된 것처럼 합치지 말 것.
표 아래에는 ‘다음 회의 전 확인할 질문’을 별도 목록으로 작성.
사람이 확인할 부분
- “하자”, “검토하자”, “가능하면”이 실제 결정인지 제안인지 확인합니다.
- 담당자가 직접 수락했는지 확인합니다.
- 상대 날짜와 시간대가 절대 날짜로 올바르게 바뀌었는지 봅니다.
- 여러 사람이 말한 내용을 한 사람의 발언처럼 합치지 않았는지 확인합니다.
회의록 배포 전 3분 점검
담당자별로 자신의 항목만 읽어도 행동을 이해할 수 있어야 합니다. 미정 항목은 숨기지 말고 누가 언제 확정할지 적습니다. 중요한 결정은 회의 주최자가 최종 승인합니다.
보안 주의
고객명, 인사 평가, 계약 조건과 접근정보가 포함된 녹취는 승인되지 않은 개인용 AI 계정에 업로드하지 마세요.
고객명, 인사 평가, 계약 조건과 접근정보가 포함된 녹취는 승인되지 않은 개인용 AI 계정에 업로드하지 마세요.
합성 예제와 실패 조건
“다음 주까지 시안을 본다”는 가상 메모에서 다음 주의 기준일과 검토 담당자가 없으면 확정 일정으로 만들지 않습니다. AI가 임의로 월요일과 담당자를 채운 회의록은 보기에는 완성됐어도 실패한 결과입니다.