긴 문서를 표로 바꾸면 다 읽은 기분이 든다. 항목이 가지런하고 담당자와 날짜도 한눈에 들어온다. 하지만 그 담당자와 날짜가 원문에 없었다면, 깔끔한 표는 오히려 잘못된 약속을 만들 수 있다.
그래서 AI 문서 정리는 요약문을 잘 쓰는 일보다 원문으로 돌아갈 수 있는 표를 만드는 일에 가깝다. 이 글에서는 짧은 합성 규정 여섯 조항을 입력으로 두고, 실행표와 체크리스트가 어떻게 나와야 하는지 완성본까지 보여준다.
30초 답
긴 문서를 목차·조항 단위로 나누고 각 구간에 ID를 붙인다. AI가 만든 표의 모든 행에 원문 ID와 짧은 근거 문장을 남긴다. 원문에 담당자나 기한이 없으면 미정, 서로 다른 조항이 충돌하면 책임자 확인으로 표시한다. 마지막에는 원문 여섯 조항이 표의 어느 행에 반영됐는지 커버리지 표로 대조한다.
합성 원문: 여섯 조항부터 고정한다
아래 내용은 특정 회사 규정을 바꿔 쓴 것이 아니라 이 절차를 설명하려고 새로 만든 합성 문서다. 실제 출장비나 승인 기준으로 사용하지 않는다.
S-01 적용 대상 1일 이상 회사 업무로 근무지를 벗어나는 임직원의 국내 출장에 적용한다. S-02 숙박비 국내 숙박비는 1박 12만 원 이내에서 실비로 정산한다. 수도권 대형 행사 기간에는 팀장의 사전 승인을 받은 경우 15만 원까지 가능하다. S-03 이동 대중교통 이용을 원칙으로 한다. 업무 종료가 오후 10시 이후인 경우 택시를 이용할 수 있으며, 이용 사유를 다음 영업일까지 기록한다. S-04 증빙 제출 출장 종료 후 5영업일 이내 영수증과 출장 결과를 제출한다. 제출 담당 부서는 이 조항에 적혀 있지 않다. S-05 선지급 선지급이 필요한 경우 출발 3영업일 전까지 신청한다. 승인자는 별도 지침을 따른다. S-06 부록 메모 영수증 제출 기한은 출장 종료 후 3영업일로 표기되어 있다. 본문 S-04와의 우선순위는 설명되어 있지 않다.
마지막 두 문장이 중요하다. 담당 부서와 승인자를 그럴듯하게 채울 수 없고, 5영업일과 3영업일 중 어느 것이 최신인지 AI가 정해서도 안 된다. 문서를 실행 가능하게 만들려면 모르는 상태가 표에 남아야 한다.
1단계: 문서를 구간 지도로 바꾼다
| 구간 ID | 문서 역할 | 예상 출력 | 검수 질문 |
|---|---|---|---|
| S-01 | 적용 대상 | 대상 조건 | 국내 출장만 포함하는가 |
| S-02 | 금액·예외 | 숙박비 행 2개 | 일반 상한과 행사 예외를 분리했는가 |
| S-03 | 이동 원칙·예외 | 교통 행 2개 | 택시 조건과 기록 기한이 함께 있는가 |
| S-04 | 제출 의무 | 제출 행 | 담당 부서를 추측하지 않았는가 |
| S-05 | 선지급 | 신청 행 | 승인자를 별도 확인으로 남겼는가 |
| S-06 | 충돌 가능성 | 확인 행 | 3일과 5일을 합치지 않았는가 |
이 지도는 문서를 요약하지 않는다. 각 원문 조각이 어떤 결과물로 이어져야 하는지 예약해둔다. 나중에 표에 S-05가 없다면 ‘중요하지 않아서’가 아니라 누락으로 바로 찾을 수 있다.
2단계: 실제 실행표 완성본
| 항목 ID | 해야 할 일 | 대상·조건 | 담당·승인 | 기한·금액 | 예외·미확정 | 원문 근거 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A-01 | 국내 숙박비 정산 | S-01의 국내 출장 임직원 | 미정 | 1박 실비, 12만 원 이내 | 기본 규칙 | S-02 “1박 12만 원 이내” |
| A-02 | 행사 기간 숙박 예외 승인 | 수도권 대형 행사 기간 | 팀장 사전 승인 | 1박 최대 15만 원 | 행사 기간의 정의 미정 | S-02 “사전 승인을 받은 경우” |
| A-03 | 대중교통 이용 | 국내 출장 이동 | 출장자 | 금액 기준 없음 | 원칙 조항 | S-03 “대중교통 이용을 원칙” |
| A-04 | 야간 택시 사유 기록 | 업무 종료 오후 10시 이후 택시 이용 | 출장자 | 다음 영업일까지 | 실제 종료 시각의 증빙 미정 | S-03 “이용 사유를 … 기록” |
| A-05 | 영수증·출장 결과 제출 | 출장 종료 후 | 제출자 미정 | 본문 5영업일 | 부록은 3영업일, 충돌 확인 | S-04와 S-06 |
| A-06 | 선지급 신청 | 선지급이 필요한 경우 | 신청자 미정, 승인자 별도 확인 | 출발 3영업일 전 | 별도 지침 위치 미정 | S-05 “3영업일 전까지” |
표가 깔끔하지 않은 부분이 오히려 검수 결과다. A-05에 두 기한을 모두 남겼고 A-06의 승인자를 만들지 않았다. “재무팀”이 자연스러워 보여도 원문에는 없다. 이 단계에서 채우면 AI의 추측이 회사 규칙처럼 보이게 된다.
S-02의 일반 숙박과 행사 예외도 한 행에 뭉치지 않았다. 예외는 대상·승인·금액이 기본 규칙과 다르기 때문에 실제 확인 행동도 달라진다.
3단계: 원문 여섯 조항이 모두 남았는지 대조한다
| 원문 | 연결된 결과 | 상태 | 사람이 확인할 것 |
|---|---|---|---|
| S-01 | A-01~A-06의 대상 범위 | 반영 | 해외 출장 제외 여부 |
| S-02 | A-01, A-02 | 반영 | 대형 행사 정의 |
| S-03 | A-03, A-04 | 반영 | 종료 시각을 무엇으로 확인하는지 |
| S-04 | A-05 | 충돌 | 제출 담당과 5일 규정 유효성 |
| S-05 | A-06 | 일부 미정 | 별도 지침 위치·승인자 |
| S-06 | A-05 | 충돌 | 3일·5일 중 적용 규정 |
여섯 개가 모두 연결됐다고 문서 해석이 끝난 것은 아니다. 누락 여부는 확인했지만 정책의 정답은 아직 책임자가 정해야 한다. 커버리지와 정확성을 같은 것으로 취급하지 않는다.
중복·유사·충돌을 다른 상태로 남긴다
| 상태 | 의미 | 처리 |
|---|---|---|
| 중복 | 같은 의무가 여러 위치에서 반복 | 원문 위치를 모두 연결하고 대표 행 유지 |
| 유사 | 표현은 비슷하지만 대상·조건이 다름 | 합치지 말고 차이 열 추가 |
| 충돌 | 기한·금액·담당이 서로 다름 | AI가 선택하지 않고 책임자 확인 |
| 개정 후보 | 새 문서가 옛 조항을 대체할 가능성 | 문서 버전·시행일·우선순위 확인 |
S-04와 S-06은 ‘영수증 제출’이라는 말이 같지만 기한이 다르다. 평균을 내서 4일로 만들거나 더 엄격해 보이는 3일을 선택하면 안 된다. 두 근거를 한 행에 연결하고 결정 전에는 배포하지 않는다.
AI에 넣을 복사 프롬프트
아래 문서는 합성 규정이다. 실행 항목표와 커버리지 표를 만들어라.
목표:
- 사람이 해야 할 일, 조건, 기한, 금액, 승인과 예외를 추출한다.
- 모든 결과에서 원문 구간 ID로 돌아갈 수 있게 한다.
규칙:
1. 원문에 없는 담당자·승인자·날짜를 만들지 말고 "미정"으로 적는다.
2. 기본 규칙과 예외는 대상·금액·승인이 다르면 별도 행으로 나눈다.
3. 서로 다른 기한이나 금액은 하나로 합치지 말고 "충돌"로 표시한다.
4. 각 행의 원문 근거에 구간 ID와 짧은 원문을 적는다.
5. S-01~S-06 각각이 어느 행에 반영됐는지 커버리지 표를 만든다.
6. 법률·정책의 우선순위를 판단하지 않는다.
출력 1:
항목 ID / 해야 할 일 / 대상·조건 / 담당·승인 /
기한·금액 / 예외·미확정 / 원문 근거
출력 2:
원문 ID / 연결된 항목 / 상태 / 사람이 확인할 것
[여기에 S-01~S-06 원문 입력]Google Cloud의 프롬프트 설계 문서는 목표, 제약, 맥락과 출력 형식을 명시하고 예제와 반복 테스트를 활용하도록 안내한다. 긴 문서에서는 원문 구간이 맥락이고, 추측 금지와 충돌 유지가 제약이며, 두 표의 열이 출력 형식이다.
긴 문서로 확장할 때의 작업 순서
- 원본 파일의 버전·작성일·페이지 수를 기록한다.
- 목차·조항·페이지 범위로 구간을 나누고
S-001처럼 ID를 붙인다. - 구간별 표를 만든 뒤 전체 표를 합친다.
반드시,예외,단,이내,이후, 부정 표현과 숫자를 원문에서 다시 검색한다.- 중복·유사·충돌·개정 후보를 분리한다.
- 모든 구간 ID가 표의 행 또는
실행 항목 없음에 연결되는지 확인한다. - 책임자가 미정과 충돌을 해결한 뒤에만 실행 체크리스트를 확정한다.
문서가 길다고 한 번에 모두 넣는 것이 유리한 것은 아니다. 입력 한도보다 사람이 대조할 수 있는 단위가 중요하다. 각 구간의 표를 검수한 다음 합쳐야 틀린 행이 어느 입력에서 생겼는지 찾을 수 있다.
실행 체크리스트로 바꿀 때 지우지 말아야 할 열
담당자에게 보여주는 체크리스트가 간단해도 내부 검수본에는 원문 ID / 미확정 / 충돌 / 검토자 / 확인일을 남긴다. 원문이 개정되면 근거 ID를 따라 영향을 받는 행을 다시 확인한다.
위 예제에서 지금 바로 확정할 수 있는 행동은 A-03의 대중교통 원칙 정도다. A-02는 행사 정의, A-05는 기한, A-06은 승인자 확인이 먼저다. 모든 행을 억지로 체크박스로 바꾸지 않는다.
실패하기 쉬운 경우
- “중요한 것만 표로 만들어줘”라고 하고 중요도의 기준을 주지 않는다.
- 표를 짧게 만들려고 예외와 부정 표현을 지운다.
- 빈칸을 AI가 채우도록 두고 원문 정보처럼 배포한다.
- 페이지 번호만 남기고 어떤 문장이 근거인지 기록하지 않는다.
- 커버리지 100%를 해석 정확도 100%로 오해한다.
- 개정본과 이전 버전을 섞고 시행일을 확인하지 않는다.
보안 주의
계약서·내부 규정·고객 문서는 승인된 AI 환경에서 필요한 구간만 처리한다. 외부 도구에는 실명, 계정, 거래 조건과 미공개 조직 정보를 넣지 않는다. 원본 파일·표·검토 기록의 접근 권한도 각각 확인한다.
PDF 전체를 한 번에 넣으면 더 정확한가?
그렇지 않다. 표와 원문을 대조할 수 있는 크기로 나누는 편이 오류 위치를 찾기 쉽다. 표·각주·스캔 문자 인식이 제대로 되었는지도 먼저 확인한다.
표를 만든 뒤 원문을 버려도 되나?
안 된다. 표는 실행을 돕는 파생 자료다. 원문 버전과 위치가 없으면 개정 시 무엇을 고쳐야 하는지 추적할 수 없다.
계약서도 같은 방식으로 정리할 수 있나?
항목 추출과 검토 목록 작성에는 쓸 수 있지만 법적 의미와 적용 판단을 대신하지 않는다. 공식 원문과 담당 변호사·책임자의 확인이 필요하다.
공식 출처
- Google Cloud: Prompt design strategies — 목표·제약·맥락·예제·출력 형식과 반복 검증. 2026-09-01 확인.