AI는 이메일 문장을 빠르게 만들지만, 관계와 책임까지 이해하지는 못합니다. 먼저 사실과 요청을 구조화한 뒤 문장화를 맡기면 과장된 사과나 불필요한 약속을 줄일 수 있습니다.
이메일 전에 네 줄로 정리합니다
- 목적: 무엇을 알리거나 결정받아야 하는가?
- 사실: 이미 확정된 내용은 무엇인가?
- 요청: 상대가 언제까지 무엇을 해야 하는가?
- 관계: 정중함, 단호함, 협의 중 어떤 톤이 필요한가?
합성 예제
가상 상황은 “자료 검토가 하루 늦어져 협력사에 새 일정을 제안해야 한다”입니다. 확정 사실은 기존 일정과 가능한 새 일정뿐입니다. 내부 사정의 세부 내용은 전달하지 않습니다.
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목적: 협력사에 검토 일정 변경을 알리고 새 일정을 합의한다.
관계: 6개월간 함께 일한 협력사 담당자. 정중하지만 책임을 회피하지 않는 톤.
확정 사실: 기존 회신일은 8월 21일, 제안일은 8월 22일 오후 3시.
요청: 새 일정 가능 여부를 오늘 오후 5시까지 회신.
제약: 확인되지 않은 지연 원인을 만들지 말 것. ‘무조건’, ‘최대한 빨리’ 금지.
출력: 제목 3개와 본문 220~300자. 요청 행동과 기한을 마지막 문단에 분리.
사람의 검수 순서
- 날짜와 요일이 맞는가?
- 상대가 해야 할 행동이 하나로 분명한가?
- 책임을 인정하지 않거나 과도하게 약속한 표현이 있는가?
- 내부 사정과 개인정보가 불필요하게 드러났는가?
- 제목만 보고 긴급도와 목적을 알 수 있는가?
잘 안 되는 경우
AI에게 긴 대화 내역 전체를 주고 “답장해줘”라고 하면 무엇이 확정 사실인지 구분하지 못할 수 있습니다. 상대의 감정 상태를 추측하게 하거나 법적 책임이 있는 사과문을 검토 없이 보내는 것도 피합니다.